Prévoir l'Imprévisible 🔮 (+2 templates Notion)
#15 - Leçon n°5 : Quand on s'y est préparé, c'est moins déconcertant.
Lundi dernier, j’étais toute fière d’avoir planifié ma semaine.
Je me suis dit “Trop bien, tout rentre dans ma semaine de 4 jours !”.
Je commence à bosser et là.
🔔 Ding ding 🔔
💬 Cette semaine il faut qu’on construise l’ebook Bidule. (je l’avais oublié celui-là !)
💬 T’es dispo pour une réunion à 16 h ?
💬 Peux-tu envoyer cet email aux pharmacies demain à 7 h ?
Et v’lan, tout mon planning s’est décalé et j’ai terminé deux fois de suite à 23 h.
Ça fait longtemps que ça ne m’était pas arrivé.
Avant, c’était mon quotidien et je n’avais plus du tout de temps pour moi.
Dans cette édition, je t’explique comment j’ai appris à gérer et à anticiper les imprévus, et ça me fera une bonne piqure de rappel pour remettre les bonnes habitudes en place !
Avant de commencer, on a un truc à fêter ! ✨
On est + 2 100 ici, à chercher un meilleur équilibre de vie ! C’est toujours une vraie soupape de décompression pour moi de lire vos messages privés et d’échanger de bonnes pratiques. MERCI. 🧡
Si tu viens de t’inscrire : Bienvenue ! Tous les dimanches à 11h, je te raconte ma quête d’un meilleur équilibre de vie entre travail, lutte contre la sédentarité, alimentation et retour des hobbies dans ma vie.
Je t’invite à commencer par la 1ère page de mon journal :
😬 Tête en l’air ou cerveau surchargé ? Un peu des deux, mon capitaine !
À cause des imprévus que j’ai listés plus haut, j’ai perdu 1/2 journée de boulot, sur ma semaine de 4 jours. Coup dur pour la productivité quand même. Le pire, c’est que j’ai laissé de côté des sujets qui auraient apporté beaucoup plus de valeur à l’entreprise !
Ce genre de situations, ça arrive au boulot, mais pas que :
💬 Tu peux venir m’aider à régler un truc à la maison ?
💬 Purée j’ai oublié le gruyère râpé pendant les courses !!!! Faut y retourner.
💬 T’as pas oublié de faire tes impôts ?
Et c’est comme ça que le sport et les hobbies passent à la trappe.
Bref, cette semaine m’a rappelé cette routine malsaine que j’avais l’année dernière.
Les 3 raisons pour lesquelles mon quotidien partait en cacahuète :
🙄 J’oubliais TOUT.
💥 Je n’avais aucune barrière pour filtrer les demandes extérieures.
😱 Et je blindais mon agenda, car je disais “oui” à tout.
Je terminais très tard le soir et pof, mon équilibre était réduit à néant.
Depuis janvier 2024, j’ai réajusté ma routine et je n’ai jamais eu autant de temps pour moi et le moral au beau fixe ! (bon oui, parfois, je retombe dans mes travers mais l’important, c’est de retrouver l’équilibre).
Voici les outils qui m’aident à mieux gérer les imprévus 👇 :
🧐 1. Inciter les autres à anticiper
Je vous en parlais dans l’édition précédente : avant, j’avais du mal à dire “Non” aux demandes de dernière minute.
Ce qui m’a aidée, c’est de faire comprendre aux autres qu’en plus de leurs demandes, j’ai d’autres projets sur le feu. Pour que je puisse les aider au mieux, je les invite à :
ajouter du contexte à leur demande : quoi, pourquoi, quelle deadline
mieux anticiper leurs besoins grâce à un tableau Notion (templates ci-dessous).
[TEMPLATES NOTION]
Comme vous avez été nombreux à me le demander, je l’ai décliné pour deux pans de la vie. Pour utiliser ces templates, ouvre-les et, en haut à droite, appuie sur “dupliquer”.
🔗 Template - Gestion des demandes (pro)
👉 Il vous permettra de centraliser et prioriser les demander au sein de votre équipe ou les demandes externes à votre équipe (global entreprise).
🔗 Template - Gestion des tâches (maison)
👉 Il vous permettra de distribuer les tâches à la maison et de ne rien oublier d’important.
📲 Pourquoi c’est chouette ? Vous pouvez inviter vos collègues ou proches sur votre Notion et les taguer sur les tâches dont ils sont responsables. Bonus : ils peuvent y accéder via l’application mobile et même se fixer des rappels.Je t’ai expliqué le fonctionnement du tableau pro en détail à la fin de cette newsletter :
🧠 2. Ne plus rien oublier grâce aux rappels, aux process et à la prise de note
Avec mon compagnon, notre spécialité, c’est de tout oublier :
💳 La carte de crédit pour les courses.
👜 Le sac à main au restaurant.
🔑 Les clés sur le contact.
🚪 La porte ouverte.
Franchement, c’est chaud patate.
J’ai l’impression que tous les matins, on se lève en laissant notre cerveau sur la table de chevet.
Le jour où l’on aura un enfant, il partira à l’école sans son cartable, c’est sûr !
(D’ailleurs, vendredi midi, à l’heure où je t’écris, Rémi part au boulot… je le vois revenir 20 min plus tard, car il a oublié son badge d’accès… 💀).
Je pense qu’on a tous les deux la tête dans nos impératifs : le boulot, les travaux de rénovation, l’argent qui s’envole à cause des travaux, etc.
Résultat de ces oublis : on perd beaaaaucoup de temps.
Comme il n’y en a pas un pour rattraper l’autre, on a mis en place quelques astuces pour déplacer notre cerveau dans des outils.
📑 Notes
Simple, basique.
Dès qu’on pense à un truc important, on le note dans le téléphone.
📅 Google Agenda
Un rendez-vous ? Hop, on l’ajoute dans le Google Agenda.
Aucune chance d’oublier puisqu’il nous enverra un rappel avant le rendez-vous.
✅ Process Notion
C’est tout nouveau pour Rémi, mais pour moi, c'est la routine.
Quand je répète régulièrement la même action, je crée une checklist sur Notion (ça peut aussi être une checklist dans vos Notes sur le téléphone).
J’ouvre la checklist, je suis le process et je coche les cases pour ne rien oublier.
Bonus : si un jour, quelqu’un doit le faire à ta place, tout est expliqué !
🤖 Slackbot
Sur Slack, vous avez lu un message, mais vous n’avez pas le temps de le traiter tout de suite ? Pour ne pas oublier :
→ Me le rappeler plus tard
→ Dans “choisir le temps” (30 min, 1 h, demain à 9 h…)
Slackbot viendra vous le rappeler en message privé. Je ne sais pas s’il existe une fonctionnalité similaire sur Teams, mais si vous la connaissez, partagez l’info en commentaires !
Bon, par contre, ça ne nous aide pas à arrêter d’oublier les clés sur le contact.
Pour la porte d’entrée, on se fait des doubles vérifications “T’as fermé la porte ?”. 😂
🔮 3. Prévoir l’imprévu
Non, je n’ai pas de super-pouvoirs pour lire l’avenir.
Mais une chose est sûre : toutes les semaines, j’ai des imprévus.
Donc autant prévoir l’imprévu !
Comment je fais ?
Je bloque du temps “Imprévu” dans mon agenda.
Au mieux : ça absorbe les imprévus.
Au pire : j’utilise ce temps pour avancer sur des projets.
Pour finir, je conclurai avec cette citation de Sénèque où vous pourrez remplacer “malheur” par “imprévu” :
“Pour qui s’y est préparé et s’y attend, le malheur n’a rien de déconcertant.” Sénèque
Voilà, j’espère que cette édition t’aidera à mieux gérer ton temps et surtout, à conserver du temps pour prendre soin de toi !
Ah j’oubliais… : si cette page de Funambule t’a plu, tu peux liker en cliquant sur le 🧡 ou laisser un commentaire. Les interactions aident à soutenir mon travail et je l’avoue, ça me fait chaud au cœur.
👉 La semaine prochaine, pour la leçon n°6, je te montre comment je remplis mon Google Agenda pour maîtriser mon temps et me dégager plus de temps pour moi.
À la semaine prochaine !
Margaux