Comment j’ai allégé ma charge de travail

#13 - Leçon n° 3 - Le repos n'est pas un luxe, mais une nécessité.

Mon agenda aujourd’hui est beaucoup plus agréable à regarder que l’année dernière… (photo à voir plus bas ;) )

Cher toi,

Un matin, ma tutrice d’apprentissage a quitté le bureau en larmes. 💔 Je ne l’ai pas vue revenir de l’année. Elle subissait une pression de malade pour faire ses preuves dans une entreprise où la direction était 100% masculine. Ils n’avaient aucune considération pour elle et ne la laissaient parler que quelques minutes pendant qu’ils rangeaient leurs affaires après le meeting hebdomadaire. Le jour où elle a fait un burn-out, j’ai entendu son supérieur dire : “On l’a surestimée”. Ça m’a marquée.

Je pensais avoir assisté à un évènement rare, et pourtant, loin de là.

Depuis que je suis dans le monde du travail (depuis 2015 avec l’alternance), j’ai été témoin de nombreux cas de burn-out. Des amis quelques mois après avoir décroché leur 1ᵉʳ CDI, mais aussi des personnes passionnées qui trouvaient leur bonheur au boulot quelle que soit l’heure.

Trop de charge de travail, pression, rythme intense en continu, manque d’écoute, manque de reconnaissance, manque de sens dans des tâches répétitives et pof… le corps s’est mis en sécurité.

Sans m’en rendre compte, entre 2022 et 2023 j’ai commencé à m’enfermer dans un schéma similaire (sauf que j’ai la chance d’avoir un management bienveillant 🧡). J’ai réalisé que je n’allais pas bien lorsque j’ai commencé à pleurer derrière mon écran.

Je ne voulais pas faire de burn-out.
Je ne voulais pas abandonner mon équipe.
Je ne voulais pas être hors service alors qu’on rénove une maison et qu’on a des prêts travaux…

Alors j’ai ralenti pour analyser ce qui n’allait pas et améliorer ma situation.

Dans cette newsletter, j’aimerais te parler des 6 étapes qui m’ont aidée à diminuer ma charge de travail.

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🔥 Étape 1. Prendre conscience du mécanisme : s’épuiser à petit feu

Je l’ai déjà dit à maintes reprises : j’adore mon métier et l’entreprise pour laquelle je travaille.

Mais la passion a un prix : l’épuisement. 🥱

Du moins, quand on ne se fixe pas de limite.

🔥 On pourrait comparer la situation à un feu (et toi, tu es une branche) :

• Quand tu es passionné, les flammes de la passion sont fortes.

• Toi, petite branche, tu alimentes le feu en donnant toute ton énergie.

• Mais sur le long terme, tu auras beau avoir la même passion, la flamme va forcément te consumer si tu épuises toutes tes ressources.

• Et si EN PLUS, on attend de toi que le feu soit encore plus puissant jour après jour, c’est juste impossible que l’ensemble fonctionne.

J’imagine l’épuisement professionnel un peu comme ça.

Surtout quand on est jeune actif :

• on a envie de faire ses preuves,

• on a peu confiance en nous pour dire “non”.

D’un côté, il y a ton envie de faire toujours bien et mieux. (facteur lié à la personne)

De l’autre, un rythme attendu intense. (facteur lié au travail)

L’ensemble crée un déséquilibre tellement fort qu’au bout d’un moment, il n’est plus possible de le corriger et pif paf pouf, le funambule tombe de sa corde.

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🧡 Étape 2. Réaliser que ce n’est pas toi le problème

En réalisant que je n’allais pas bien, je me suis dit :

“Mais t’es faible, en fait.”

“Regarde les autres, ils vont bien.”

“Arrête de penser qu’au boulot aussi.”

“Pourquoi tu n'as pas d’autres passions dans la vie ? La honte…”

(Ça ne vous rappelle pas les pensées parasites abordées la semaine dernière ?)

La passion n’est pas un problème.

Personne ne reprocherait à Mozart d’avoir été passionné de musique, à Tolkien d’avoir écrit le Seigneur des Anneaux ou à Squeezie d’imaginer des concepts de zinzin. (Attention, je ne me compare pas à ces génies, c’est juste pour mieux t’expliquer 😂.)

👉 En parlant de Youtube, ces dernières années, on a vu Squeezie faire une pause et parler de burn-out en interview, Mastu qui a évoqué sa dépression, Mcfly & Carlito qui ont ralenti pour retrouver le plaisir de créer face à la pression des statistiques etc.

Je trouve que la passion est plutôt source d’innovation et qu’elle permet d’aller plus vite dans certains projets.

Mais comme tout, l’équilibre est crucial.

Une passion qui consume toutes les autres facettes de ta vie peut conduire à l’ignorance de besoins primaires : le sommeil, l’alimentation saine, la sociabilisation, l’activité physique…

Le problème, ce n’est pas la passion, c’est le temps que tu lui dédies dans ton quotidien versus tes autres besoins.

Et ça, je l’ai compris en examinant mon agenda.

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📅 Étape 3. Analyser son agenda

Tous les lundis, c’était le même problème.

Je listais tout ce que j’avais à faire et je me disais :

Impossible que tout ça rentre dans ma semaine.

Et comme je suis un peu teubée, j’essayais de tout faire rentrer, quitte à finir très tard pour cocher toutes les cases de ma to-do list.

Comment je réussissais à tout faire rentrer ?

Erreur n°1️⃣ : J’ai commencé à chronométrer mes tâches à la minute près.

Erreur n°2️⃣ : J’ai ajouté toutes mes tâches à la suite dans mon Google Agenda, en prenant en compte le temps de chaque tâche. Rédiger un email marketing me prenait 25 minutes ? Je dédiais 25 min. Et c’était comme ça pour tout.

Erreur n°3️⃣ : J’ai ajouté TOUTES mes tâches dans l’agenda, quitte à en mettre jusqu’à 20 h, sans penser à ma vie privée. L’agenda était blindé.

Erreur n°4️⃣ : Je m’auto-défiais “Je suis sûre que tu peux rédiger ton email en 15 min si tu optimises tout.”

Erreur n°5️⃣ : Je ne faisais aucune pause (à part le midi pour manger).

Et c’était parti pour le sprint intense du lundi au vendredi.

Mon agenda n’avait aucun sens, tout était mélangé.

J’avais un agenda militaire.

Même plus le temps de respirer. 😮‍💨

Et ça, je l’ai fait pendant 2 ans.

Je ne voyais plus personne, je ne faisais plus de sport, je ne cuisinais plus, je ne m’amusais plus.

Exemple de lundi, mardi, mercredi (en vert, quand j’avais terminé la tâche, en bleu des réunions) :

Le truc, c’est que j’étais passée à côté du problème n°1 : la charge de travail.

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💼 Étape 4. Noter sa VRAIE charge de travail

Le problème était sous mes yeux depuis le début et je te l’ai même annoncé tout à l’heure :

Impossible que tout ça rentre dans ma semaine.

Pour rendre cette phrase plus concrète, j’ai noté tout ce que je faisais :

• Les grands sujets

• Les tâches inhérentes à chaque sujet

• Les réunions

• Les tâches qui reviennent chaque semaine et ne peuvent pas être décalées

Bref, absolument TOUT.

Même les tâches qui ne prennent “que” 2 min comme “envoyer tel doc à bidule”.

💡 Exemple :

Grand sujet : Média Pimpant - 1 article par jour Sous-tâches :

- Chercher les mots clés à cibler pour chaque article.

- Trouver des idées d’articles et d’angles.

- Faire des recherches sur le sujet.

- Rédiger un brief.

- Envoyer le brief aux rédactrices.

- Relire l’article pour vérifier le fond (écologie) et l’orthographe.

- Vérifier ou ajouter des liens pour mailler les articles entre eux.

- Créer des visuels sur Canva (parfois des schémas).

- Intégrer l’article sur Webflow.

- Programmer l’article.

x 20

En notant tout ça, et en estimant le temps que je passais sur chaque sujet, j’ai réalisé que :

• Chaque semaine, mes tâches obligatoires me prenaient environ 11 heures incompressibles, soit 1,5 jour.

• Je mettais 1 h chaque lundi à préparer ma semaine.

• Je passais environ 3 heures en réunions obligatoires chaque semaine. Réunions qui ne sont pas toutes collées les unes aux autres, j’avais donc plein de “petits creux” qui ne me permettaient pas de me plonger dans mes sujets.

• Mes gros sujets que j’avais mis en pause par manque de temps nécessitaient 1 journée par semaine.

• Une fois par mois, je dédiais 2 jours à l’organisation d’un shooting photo.

• Le reste du temps, je gérais des demandes en contenu provenant d’autres équipes.

• Chaque semaine, il y avait environ 1/2 journée d’imprévus.

En plus de ça :

• De nouvelles tâches de rédaction de newsletters m’avaient été attribuées (minimum 3h par semaine en +)

• Alors qu’on avait 1 personne en moins dans l’équipe, et que j’avais récupéré la charge d’une agence qui, auparavant, rédigeait tous les emails pour moi.

En résumé :

• C’était juste NORMAL que ça ne rentre pas dans ma semaine de 5 jours.

• Je perdais du temps dans des tâches répétitives à faible valeur.

• Ça allait être catastrophique lorsque l’on passerait à la Semaine de 4 jours.

Aujourd’hui, je m’occupe toujours des mêmes sujets, en 4 jours. La différence ? Je les appréhende différemment.

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🌟 Étape 5. Identifier où tu apportes de la valeur

Une fois que j’ai pris conscience de tout ce que je faisais, j’ai surligné toutes les tâches pour lesquelles j’apportais de la valeur. C’est-à-dire :

• Un savoir-faire que les autres membres de l’équipe ne maîtrisent pas

• Un soft-skill qui permet de se démarquer (comme la créativité)

• Des contenus qui génèrent du chiffre d’affaires

• Des contenus qui génèrent beaucoup de notoriété

Et toi, dis-moi, quelles sont tes forces dans ton métier ? Allez, on se jette tous des fleurs aujourd’hui !! 🌷

Ces tâches, je savais que je devais les garder car :

• Je peux faire de la veille

• Je peux améliorer la stratégie

• Je peux apporter de nouvelles idées

• Je suis la plus à même de délivrer le meilleur contenu rapidement

Mais surtout, ces tâches contribuent à faire grandir le projet et répondent aux objectifs du trimestre.

Pour nous, c’est :

• éviter la production de x bouteilles en plastique à usage unique

• sensibiliser x enfants

• réaliser x réassorts en magasin

Tout le reste, si ça ne répond pas aux objectifs du trimestre, alors cela ne vaut pas le coup d’y passer trop de temps.

Ça ne veut pas pour autant dire que j’abandonne les sujets, mais au moins, je libère du temps dans ma semaine et Pimpant continue d’avancer dans la bonne direction. Pourquoi ? Car chaque membre de l’équipe se concentre sur les sujets qui comptent le plus à l’instant t.

Alors oui, par conséquence, tout n’est pas parfait, car j’ai laissé des sujets en suspens mais ce n’est pas grave. Il faut apprendre à lâcher prise.

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🤖 Étape 6. Déléguer les tâches pour lesquelles je n’apporte pas de valeur

J’ai identifié 2 types de tâches :

1. Les tâches répétitives à faible valeur.

2. Les tâches que d’autres savent mieux faire que moi.

👉 Les tâches répétitives.

En analysant ce que je faisais, j’ai remarqué que les tâches qui me prenaient “2 min”, additionnées les unes aux autres me prenaient plusieurs heures dans la semaine. En plus de ça, je n’apportais aucune valeur.

Cela consistait à :

• Recevoir une demande et l’envoyer à une agence ou un rédacteur.

• Prendre un texte, le copier et le coller à une autre endroit.

Je me suis demandé : “Pourquoi dois-je intervenir 5 min en plein milieu d’un process qu’une personne peut gérer seule de A à Z ?”

Ce que j’ai mis en place pour m’en défaire :

• J’ai expliqué aux membres de l’équipe comment faire ces tâches sans moi pour qu’ils gèrent l’intégralité du process.

• Je leur ai donné des accès à des outils dont moi seule avait les codes.

En bref, j’ai transmis mon “savoir” et les outils.

Résultat : plus aucun sujet n’est bloqué par ma faute (manque du temps), chacun gagne en autonomie et moi, je gagne du temps.

👉 Les tâches que d’autres savent mieux faire que moi.

C’est bien de chercher à débloquer des situations avec des tutos Youtube, mais au bout d’un moment, quand tu perds plus de 2h alors que d’autres savent mieux le faire que toi, en moins de temps, ça vaut parfois plus le coup de déléguer.

💡 Exemple :

Au pic de ma charge de travail (et de stress), j’avais commencé à rédiger une dizaine de pages pédagogiques pour des magazines jeunesse tous les mois, en plus de mes missions habituelles. 

Je passais des heures à rechercher des informations sur un thème scientifique lié à l’écologie, je créais un plan, je rédigeais les contenus et créais des jeux. Bref, c’était hyper chronophage, bien que passionnant. 

En prenant du recul, j’ai réalisé que ma valeur n’était pas ici. Ma valeur n’était pas d’écrire ces pages mais d’apporter mon expertise sur la stratégie de contenu. Alors on a recruté une Responsable Pédagogique et des créateurs de jeux qui sont plus compétents que moi pour gérer ce sujet de A à Z.

Comment en est-on arrivé à recruter ? En communiquant ouvertement. J’ai indiqué à Karline (co-fondatrice de Pimpant) que ma charge de travail était trop lourde et ai identifié les magazines comme ma plus grosse charge. De l’autre côté, l’équipe des magazines avait signalé une charge importante ainsi qu’un rythme compliqué à tenir. Trop de tension des deux côtés = recrutement nécessaire. Vraiment, la communication est la clé dans ce genre de situations.

En quelques mois, cette analyse de ma charge de travail couplée à beaucoup de communication avec mes collègues ont permis d’améliorer la situation. On a tous travaillé sur ce souci de charge et aujourd’hui je vis 1000 fois mieux mes journées ! 😁 J’ai l’impression d’apporter plus de valeur, en étant moins stressée et en finissant plus tôt.

Aujourd’hui :

🗓️ Mon agenda est agréable à regarder.

⏰ Mes journées se terminent à 18h30 max (vs 23 h).

🧨 Ma semaine n’est plus torpillée dès le lundi aprem par les imprévus.

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Le secret, en plus de la charge diminuée ? Les bons outils !

Dimanche prochain, je te parlerai du tableau que j’ai créé sur Notion pour prioriser toutes les demandes entrantes au sein de l’équipe Marketing. Ce tableau m’aide à créer des to-do list réalisables chaque semaine et à dire “non, ce n’est pas possible de faire ça pour demain”.

Si tu te sens dépassé.e par ta charge de travail, j’espère que cette newsletter pourra t’aider à sortir la tête de l’eau et améliorer la situation. Rappelle-toi que ta santé est infiniment plus importante que le reste et que le repos mental et physique est nécessaire pour apprécier ce que l’on fait au quotidien. Prends soin de toi. 🧡

Margaux